Mesmo com diferentes tipos de atuação e portes, uma preocupação é comum a todas as empresas: a gestão da folha de pagamento, visto que o desenvolvimento desta atividade exige da equipe de recursos humanos um vasto conhecimento sobre determinações contábeis, leis trabalhistas e matemática financeira.
Portanto, qualquer deslize na hora de inserir os dados neste documento pode acarretar inúmeros problemas para o empresário, inclusive uma ação trabalhista.
Para evitar possíveis contratempos, a melhor saída é adotar medidas que contribuam para uma melhor administração desse serviço essencial para a saúde financeira da sua empresa.
Confira!
Em que consiste a gestão de folha de pagamento?
A princípio, o objetivo da gestão de folha de pagamento é gerenciar os holerites dos funcionários de uma organização.
Esse documento é composto de dados contábeis que apresentam todas as informações relacionadas à remuneração de um colaborador. Lembrando que a legislação determina que todo empregador é obrigado a fornecer esses dados ao empregado.
Embora não exista um modelo único, geralmente os dados disponibilizados no holerite são:
- Nome do funcionário;
- Cargo que desempenha na empresa;
- Ativos que fazem parte do salário;
- Controle de frequência, entre outros.
1. Tenha um bom planejamento
Um bom planejamento da gestão de folha de pagamento é o primeiro passo para um controle eficiente de suas despesas, uma vez que 80% delas são referentes a encargos e salários.
O monitoramento da folha de pagamento deve ser feito periodicamente, de preferência uma vez ao ano, garantindo assim que todos os colaboradores sejam remunerados corretamente.
2. Controle de ponto eficiente
Tendo em vista que grande parte da gestão de folha de pagamento é baseada no registro da carga horária de trabalho de cada funcionário, manter um controle eficiente é imprescindível.
Além disso, manter a documentação em dia é uma exigência da legislação para toda empresa com mais de 20 colaboradores.
3. Utilizar ferramentas tecnológicas como aliadas
A tecnologia faz parte do nosso dia a dia, seja para o uso recreativo, estudos, realizar compras, e claro, não podia ficar de fora do ambiente corporativo.
Nesse sentido, as ferramentas tecnológicas proporcionam maior agilidade e precisão na entrega de informações essenciais para a gestão de folha de pagamento.
Algumas das vantagens que esses recursos oferecem ao departamento de RH são:
- Cálculo correto da remuneração dos funcionários;
- Registro das horas trabalhadas;
- Envio automático de informações ao contador;
- Impedir que a equipe do RH perca prazos.
Enfim, o uso de softwares de gestão permite que todo o trabalho seja sincronizado, de tal forma que os profissionais têm mais tempo para focar em tarefas estratégicas, a fim de melhorar os resultados da empresa.
Conclusão
Definitivamente, a gestão de folha de pagamento é fundamental para um bom desenvolvimento de uma empresa, não apenas para ter um bom controle das informações, como também para evitar contratempos, como ações trabalhistas, que podem impactar negativamente a imagem da organização.
Sem dúvidas, o trabalho da equipe de RH para organizar a folha de pagamento é muito difícil e, mesmo com todo empenho, pode apresentar erros.
Por esse motivo, a melhor alternativa é terceirizar os serviços contábeis do seu negócio.