A organização e armazenamento dos documentos tributários, embora seja uma ação negligenciada por alguns gestores, é extremamente importante, para que futuros prejuízos sejam evitados.
Assim sendo, é recomendável que a empresa mantenha resguardados documentos como: notas fiscais, guias de recolhimento, livros fiscais e declarações entregues ao Fisco.
Geralmente, o prazo médio para a guarda de documentos é de 5 anos, de acordo com a Federação de Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado de São Paulo (Fecomércio).
Entretanto, esse prazo pode aumentar para 10 anos no caso de alguns outros documentos trabalhistas como a folha de pagamento e o ponto eletrônico.
Existem situações em que o prazo que o empregador deve guardar os documentos é indeterminado, como é o caso do contrato de trabalho e o livro de empregados.
Todavia, as empresas que estão obrigadas a enviar informações pelo e-Social, não precisam armazenar tais documentos.
Confira!
O que acontece se a empresa não guardar corretamente os documentos tributários?
Se por algum descuido a empresa não armazenar os documentos tributários pelo prazo estabelecido, ela corre o sério risco de recolher o tributo novamente.
Ou ainda ser multada por não apresentar à fiscalização o comprovante de pagamento.
Vale destacar que a ausência de determinados documentos tributários podem impossibilitar a defesa da fiscalização diante de um processo judicial, seja ele trabalhista ou fiscal.
Por fim, as instituições que não forem capazes de comprovar seus pagamentos ao Fisco, além de correr o risco de pagar novamente, poderão ter 20% de multa incidida no valor de origem.
Documentos tributários: 5 anos
- IR – Imposto de Renda;
- CSLL – Contribuição Social sobre Lucro Líquido;
- Cofins – Contribuição para Financiamento da Seguridade Social;
- Simples Nacional;
- Notas fiscais e comprovantes de lançamentos;
- Livros contábeis e fiscais;
- DIPJ – Declaração de Rendimentos de Pessoa Jurídica.
Trabalhista e previdenciário
Prazo: 30 anos
- FGTS – Fundo de Garantia do Tempo de Serviço;
- GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social;
- GRFC – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social.
Prazo: 10 anos
- Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários;
- Folha de pagamento.
Prazo: 5 anos
- GPS – contribuição previdenciária;
- GRCSU – contribuição sindical;
- Recibo de pagamento de férias, salário, de 13º salário e controle de ponto;
- Rais – Relação Anual de Informações Sociais.
Prazo: 2 anos
- Termo de rescisão de contrato de trabalho, aviso prévio e pedido de demissão.
Prazo indeterminado
- Contrato de trabalho do funcionário;
- Livro ou ficha de cadastro do empregado.
Conclusão
Certamente, guardar documentos tributários tornou-se uma tarefa muito mais fácil com o advento da tecnologia, por isso não há mais desculpa para negligenciar essa tarefa tão importante.
Se há algum tempo atrás, eram necessárias várias pastas, gavetas e arquivos de aço para armazenar todos os documentos referentes a cada um de seus funcionários.
Hoje, o armazenamento em nuvem simplificou o dia a dia da equipe que trabalha com gestão de pessoas, uma vez que consegue escanear, organizar e encontrar documentos com facilidade.
No entanto, mesmo tendo ciência desses prazos, muitos empresários possuem certa dificuldade em manter a organização desses documentos.
Sendo assim, o melhor a se fazer é terceirizar os serviços contábeis de sua empresa, permitindo assim que lhe dê tempo para a realização de tarefas que exigem sua presença.